Política de Privacidade

1. Quem somos

A EasyGuest fornece uma plataforma de gestão de eventos, convites digitais, RSVP, check-in, comunicação por email, relatórios e planeamento de salas. Esta política explica como tratamos dados pessoais quando clientes, convidados e visitantes usam a plataforma.

2. Dados que tratamos

Dados de conta: nome/empresa, email, password protegida por hash, idioma, estado de verificação, estado de autenticação de dois fatores, segredo de autenticação cifrado, códigos de recuperação protegidos por hash, dispositivos 2FA de confiança e dados de sessão.
Dados de evento: nome, data, configurações, listas de convidados, respostas RSVP, presença, papéis/VIP, notas e ficheiros carregados pelo organizador.
Dados de comunicação: emails enviados pela plataforma, estado de envio, pedidos de orçamento, mensagens de suporte e perguntas frequentes.
Dados técnicos: endereço IP ou resumo/hash técnico, navegador/dispositivo em formato resumido, desafios de autenticação, logs de segurança, erros técnicos e dados mínimos necessários para proteger e operar o serviço.
Backups e exportações: ficheiros criados para relatórios, cópias de segurança, exportações e recuperação operacional.

3. Finalidades e bases legais

Execução de contrato: criar contas, gerir eventos, enviar convites, recolher RSVP, gerar relatórios e prestar suporte.
Interesse legítimo: segurança, prevenção de abuso, monitorização de erros, melhoria técnica e manutenção do serviço.
Consentimento: cookies/ferramentas opcionais, quando aplicável.
Obrigação legal: cumprimento de deveres legais, contabilísticos ou resposta a autoridades competentes.

4. Responsabilidades sobre dados de convidados

Quando um cliente carrega ou recolhe dados de convidados para um evento, o cliente é normalmente o responsável pelo tratamento desses dados e a EasyGuest atua como subcontratante relativamente ao tratamento realizado por conta desse cliente. Quando aplicável, esta relação de tratamento é regulada pelo Acordo de Tratamento de Dados Pessoais (DPA). O cliente deve garantir que tem base legal para usar os contactos dos convidados e enviar comunicações relacionadas com o evento.

Para determinados tratamentos próprios da EasyGuest, nomeadamente gestão de contas, segurança da plataforma, faturação, cumprimento de obrigações legais e gestão da relação comercial, a EasyGuest pode atuar como responsável pelo tratamento.

5. Partilha com fornecedores

Usamos a AlmourolTec/PTisp para alojamento da aplicação, base de dados, armazenamento, backups do alojamento e infraestrutura de email/SMTP associada. Podemos também usar Sentry, Google Maps e YouTube quando as respetivas funcionalidades são utilizadas. Estes fornecedores e integrações tratam dados segundo os seus papéis e termos aplicáveis. A lista atual de subcontratantes utilizados pela EasyGuest no tratamento de dados por conta dos clientes pode ser consultada na nossa Lista de Subcontratantes. Procuramos limitar os dados enviados ao estritamente necessário para cada funcionalidade. Não vendemos dados pessoais nem os partilhamos para publicidade de terceiros.

6. Cookies e tecnologias semelhantes

Usamos cookies essenciais para sessão, segurança, idioma, dispositivos 2FA de confiança e funcionamento da plataforma. Estes cookies são necessários e não podem ser desligados através da plataforma.

Com consentimento, podemos usar ferramentas opcionais de diagnóstico, como Sentry no navegador, para identificar erros técnicos. Esta integração está configurada para não enviar cookies, corpos de pedidos ou dados pessoais desnecessários ao diagnóstico. Pode aceitar, rejeitar ou alterar esta opção nas preferências de cookies.

7. Segurança

Aplicamos medidas técnicas e organizacionais como sessões protegidas, CSRF, hashing de passwords, autenticação de dois fatores, códigos de recuperação protegidos por hash, tokens com expiração, revogação de dispositivos de confiança, controlo de acesso, cifra autenticada para segredos sensíveis de autenticação, restrição de ficheiros privados fora da raiz pública, validação de uploads, logs tratados e monitorização de erros. Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes, mas trabalhamos para reduzir riscos e responder rapidamente.

8. Retenção, encerramento de eventos e eliminação

Os dados detalhados de convidados permanecem na base de dados ativa enquanto o evento estiver aberto. Quando o evento é encerrado manualmente ou automaticamente 15 dias após a data do evento, os registos operacionais de convidados, RSVP, presença e planeamento de lugares são removidos. O cliente deve descarregar as exportações de que necessite antes do encerramento. O encerramento de um evento, por si só, não implica a anonimização dos respetivos dados para efeitos de métricas globais.

Antes da remoção, a EasyGuest pode gerar cópias Excel privadas para recuperação operacional e apoio ao cliente. São guardadas fora da raiz pública por um período operacional de até 90 dias, salvo quando exista um período diferente acordado ou uma obrigação legítima de conservação aplicável.

Um pedido aprovado de apagamento de cliente elimina os dados locais abrangidos, incluindo backups afetados, sem aguardar o período operacional normal. Excecionalmente, um backup pode ser retido quando exista uma obrigação legal ou contratual específica, ou necessidade documentada de defesa de direitos. Essa exceção é registada no resultado do pedido e o backup fica segregado e indisponível para restauros ou utilização operacional normal.

Quando uma conta de cliente é eliminada e os respetivos dados pessoais e identificativos são apagados, a operação só pode ser executada depois de todos os eventos associados estarem encerrados e os totais agregados terem passado validação. A EasyGuest pode então conservar exclusivamente contagens estatísticas não identificativas de convites/RSVP, confirmações, rejeições, pendentes e presentes, necessárias para preservar métricas históricas globais da plataforma. Essas contagens não incluem a identidade do cliente ou do evento, nomes de convidados, endereços de email, números de telefone, datas de eventos, identificadores originais da base de dados nem qualquer elemento ou ligação reversível que permita associá-las ao cliente, aos eventos ou aos participantes eliminados. Estas contagens estatísticas não são utilizadas em relatórios mensais, anuais, específicos de evento ou específicos de cliente.

A conclusão local pode exigir ações manuais posteriores junto de fornecedores externos, como email, Sentry, Google Maps ou YouTube. Enquanto uma ação obrigatória estiver pendente, distinguimos a eliminação local concluída da conclusão integral do processo e não declaramos que o fornecedor externo já eliminou os dados.

Registos de segurança, desafios de autenticação e dispositivos 2FA de confiança são conservados apenas pelo tempo necessário para proteção da conta, prevenção de abuso, suporte, cumprimento legal ou defesa de direitos. Um comprovativo técnico mínimo de uma operação de apagamento pode ser conservado sem identificar o cliente ou os eventos apagados.

9. Transferências internacionais

O ambiente principal de produção, base de dados, armazenamento e backups do alojamento EasyGuest encontra-se em Portugal, no Espaço Económico Europeu. Quando outros serviços impliquem transferências internacionais, usamos salvaguardas adequadas nos termos do RGPD, como cláusulas contratuais-tipo ou decisões de adequação, quando aplicável.

10. Os seus direitos

Nos termos do RGPD, pode ter direito de acesso, retificação, apagamento, limitação, portabilidade, oposição e retirada de consentimento. Estes direitos não são absolutos e podem existir retenções exigidas por lei ou necessárias à defesa de direitos. Para exercer direitos, contacte-nos. Quando o pedido envolver dados de convidados tratados por conta de um cliente, poderemos encaminhar ou coordenar o pedido com esse cliente e confirmar a identidade e o âmbito do pedido.

11. Menores

A plataforma destina-se a organizadores adultos. Eventos podem envolver convidados menores, mas esses dados devem ser fornecidos e tratados pelo organizador com base legal adequada.

12. Contacto e reclamações

Para questões de privacidade: easyguest@easyguest.pt ou +351 914 520 300.

Também pode apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) ou da sua autoridade de controlo local.

13. Alterações

Podemos atualizar esta política para refletir alterações legais, técnicas ou do produto. A versão mais recente estará disponível nesta página.

1. Who we are

EasyGuest provides event management, digital invitations, RSVP, check-in, email communication, reporting, and seating planning. This policy explains how we process personal data when clients, guests, and visitors use the platform.

2. Data we process

Account data: name/company, email, hashed password, language, verification status, two-factor authentication status, encrypted authenticator secret, hashed recovery codes, trusted 2FA devices, and session data.
Event data: event name, date, settings, guest lists, RSVP answers, attendance, roles/VIP, notes, and files uploaded by the organizer.
Communication data: emails sent by the platform, delivery status, quote requests, support messages, and FAQ questions.
Technical data: IP address or technical summary/hash, summarized browser/device data, authentication challenges, security logs, technical errors, and minimum data needed to protect and operate the service.
Backups and exports: files created for reports, backups, exports, and operational recovery.

3. Purposes and legal bases

Contract performance: accounts, event management, invitations, RSVP collection, reporting, and support.
Legitimate interests: security, abuse prevention, error monitoring, technical improvement, and service maintenance.
Consent: optional cookies/tools where applicable.
Legal obligation: legal/accounting duties or responses to competent authorities.

4. Guest data responsibilities

When a client uploads or collects guest data for an event, the client is usually the controller of that data and EasyGuest acts as processor for processing carried out on that client's behalf. Where applicable, this processing relationship is governed by the Data Processing Agreement (DPA). The client must ensure it has a legal basis to use guest contact details and send event-related communications.

For certain processing carried out for EasyGuest's own purposes, including account management, platform security, billing, compliance with legal obligations, and management of the commercial relationship, EasyGuest may act as controller.

5. Sharing with providers

We use AlmourolTec/PTisp for application hosting, database, storage, hosting backups, and the associated email/SMTP infrastructure. We may also use Sentry, Google Maps, and YouTube when the relevant features are used. These providers and integrations process data under their applicable roles and terms. The current providers used by EasyGuest as subprocessors when processing client data are identified in our Subprocessor List. We seek to limit transmitted data to what each feature requires. We do not sell personal data or share it for third-party advertising.

6. Cookies and similar technologies

We use essential cookies for sessions, security, language, trusted 2FA devices, and platform operation. These cookies are necessary and cannot be disabled through the platform.

With consent, we may use optional diagnostics tools, such as browser Sentry, to identify technical errors. This integration is configured not to send cookies, request bodies, or PII (Personally Identifiable Information) non-essential for diagnostics. You can accept, reject, or change this option in cookie preferences.

7. Security

We apply technical and organizational measures such as protected sessions, CSRF, password hashing, two-factor authentication, hashed recovery codes, expiring tokens, trusted-device revocation, access control, authenticated encryption for sensitive authentication secrets, private files outside the public web root, upload validation, sanitized logs, and error monitoring. No system is fully immune to incidents, but we work to reduce risk and respond quickly.

8. Retention, event closure, and deletion

Detailed guest data remains in the active database while an event is open. When an event is closed manually or automatically 15 days after the event date, operational guest, RSVP, attendance, and seating-planning records are removed. Clients should download any required exports before closure. Event closure does not, by itself, result in the anonymization of the event's data for global metrics.

Before removal, EasyGuest may generate private Excel copies for operational recovery and client support. They are stored outside the public web root for an operational period of up to 90 days, unless a different period has been agreed or a legitimate retention obligation applies.

An approved client-erasure request removes covered local data, including affected backups, without waiting for the normal operational period. Exceptionally, a backup may be retained where a specific legal or contractual obligation, or a documented legal-claims need, applies. The exception is disclosed in the request result, and the backup is segregated and unavailable for normal operational restoration or use.

When a client account is deleted and its personal and identifying data is erased, the operation can be performed only after all associated events are closed and aggregate totals pass validation. EasyGuest may then retain only non-identifying statistical counts of invitations/RSVP, confirmations, rejections, pending responses, and attendance where necessary to preserve platform-wide historical metrics. These counts contain no client or event identity, guest names, email addresses, telephone numbers, event dates, original database identifiers, or any element or reversible link that could associate them with the deleted client, events, or participants. These statistical counts are not used in monthly, yearly, event-specific, or client-specific reporting.

Local completion may require later manual action with external providers such as email, Sentry, Google Maps, or YouTube. While required follow-up remains pending, we distinguish completed local deletion from completion of the full workflow and do not state that external-provider erasure has already occurred.

Security logs, authentication challenges, and trusted 2FA device records are retained only as long as needed for account protection, abuse prevention, support, legal compliance, or legal claims. A minimal technical receipt of an erasure operation may be retained without identifying the erased client or events.

9. International transfers

EasyGuest's primary production environment, database, storage, and hosting backups are located in Portugal, within the European Economic Area. Where other services involve international transfers, we use appropriate GDPR safeguards, such as standard contractual clauses or adequacy decisions, where applicable.

10. Your rights

Under GDPR, you may have rights of access, rectification, erasure, restriction, portability, objection, and withdrawal of consent. These rights are not absolute, and retention may be required by law or necessary for legal claims. To exercise rights, contact us. Where a request involves guest data processed on behalf of a client, we may forward or coordinate it with that client and verify the requester's identity and scope.

11. Minors

The platform is intended for adult organizers. Events may involve minor guests, but that data must be provided and processed by the organizer with an appropriate legal basis.

12. Contact and complaints

For privacy questions: easyguest@easyguest.pt or +351 914 520 300.

You may also lodge a complaint with the Portuguese Data Protection Authority (CNPD) or your local supervisory authority.

13. Changes

We may update this policy to reflect legal, technical, or product changes. The latest version will be available on this page.

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